Prowadzę firmę transportową. W piątek po południu otrzymałem faks od firmy spedycyjnej ze zleceniem przewozowym. Na zleceniu tym było często spotykane zastrzeżenie, że brak odpowiedzi w terminie 30 minut oznacza przyjęcie zlecenia. Zlecenie to przeczytałem dopiero w poniedziałek rano i nie zdążyłem go wykonać w terminie. Obecnie firma spedycyjna obciąża mnie odpowiedzialnością i karą umowną w wysokości frachtu za brak podstawienia samochodu w terminie. Dotychczas wykonałem dla nich tylko jeden inny przewóz. Czy powinienem ponosić odpowiedzialność za brak wykonania tego zlecenia?

Decydujące znaczenie ma tutaj rozstrzygnięcie, czy doszło do zawarcia wiążącej Pana umowy przewozu. Umowa przewozu nie wymaga dla swej ważności żadnej szczególnej formy, może być również zawarta nawet ustnie bądź np. faksem. Inne są jedynie potem trudności dowodowe w przypadku dojścia do sporu sądowego.

Zawarcie dowolnej umowy następuje zazwyczaj w ten sposób, że jedna strona (oferent) składa ofertę, a druga strona (oblat – adresat oferty) ją przyjmuje. Niezbędne jest więc współdziałanie obu stron umowy. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja milczącej akceptacji oferty.

Milczące zawarcie umowy

Taka sytuacja polega na tym, że przedsiębiorca otrzymuje od osoby, z którą pozostaje w stałych stosunkach gospodarczych, ofertę zawarcia umowy w ramach prowadzonej przez siebie działalności (np. przewozowej). Wówczas brak niezwłocznej odpowiedzi oznacza milczące przyjęcie przez niego tej oferty. W efekcie pomimo braku odpowiedzi następuje zawarcie umowy wiążącej obie strony.

Stałe stosunku gospodarcze

Aby zatem doszło do zawarcia umowy w ten sposób, strony muszą pozostawać ze sobą „w stałych stosunkach gospodarczych”. Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem sądowym można o nich mówić tylko wówczas, gdy uprzednio pomiędzy tymi stronami istniały już nawiązane wcześniej stałe kontakty gospodarcze, które doprowadziły do wytworzenia się zwyczajowego, stałego uproszczonego trybu zawierania umów. W takiej sytuacji reakcje każdej ze stron na czynność drugiej strony są zwykle podobne i łatwe do przewidzenia, a do zawierania umów dochodzi wręcz rutynowo i automatycznie, bez konieczności każdorazowego negocjowania warunków umowy (np. ceny).

O „stałości” stosunków gospodarczych można mówić tylko w sytuacji, gdy strony są związane pewnymi umowami gospodarczymi w dłuższym okresie czasu, skutkującymi stałą współpracą gospodarczą, (np. umową kooperacji albo ramową umową przewozu) albo też zawierają umowy cyklicznie, co pewien czas, według określonych standardów, zgodnie z ustaloną praktyką handlową i przyjętymi przez strony zwyczajami. Pojedyncze umowy danego typu zawierane incydentalnie pomiędzy stronami nie oznaczają automatycznie stałych stosunków gospodarczych.

Ponieważ w opisywanej sytuacji zawarł poprzednio Pan z oferentem tylko jedną umowę przewozu, nie było możliwości milczącego zawarcia umowy z Pana strony. W konsekwencji żadna umowa nie została pomiędzy stronami zawarta, a firmie spedycyjnej nie mogą przysługiwać w stosunku do Pana żadne roszczenia za jej niewykonanie.

Niezwłoczna odpowiedź

Zawarcie umowy pomimo milczenia drugiej strony może nastąpić jedynie w przypadku braku „niezwłocznej” odpowiedzi. Owa „niezwłoczność” oznacza tyle co brak nieuzasadnionego opóźnienia, a nie odpowiedź „natychmiastową”. Nie można więc stawiać przeciętnemu przedsiębiorcy wymagania, aby odpisywał na wszystkie otrzymywane oferty w ciągu zaledwie 30 minut, jak to zastrzeżono w zleceniu. Nie jest  przecież często nawet fizycznie możliwe, aby w tak krótkim terminie przeanalizować zaproponowane warunki umowy i w dodatku jeszcze sporządzić i wysłać pisemną odpowiedź na otrzymaną ofertę. Pojęcie „niezwłoczności” odpowiedzi należy więc zawsze interpretować pod kątem możliwości danego przedsiębiorcy.

Jak zawierać umowy przewozu

Analizując powyższe wskazówki warto więc przyjąć za praktyką podpisywanie wszystkich umów otrzymywanych faksem. Taki powinien być podstawowy standard działania wszystkich przewoźników, tak samo zresztą jak wcześniejsza weryfikacja podstawowych danych kontrahenta (odpis z KRS, zaświadczenie z ewidencji działalności gospodarczej, zaświadczenie NIP oraz REGON, a także sprawdzenie wypłacalności kontrahenta chociażby w Internecie). Po otrzymaniu zlecenia transportowego faksem przewoźnik powinien zatem podpisać i ostemplować zlecenie i następnie odesłać je tą samą drogą, którą ją otrzymał.

Wiele procesów sądowych opiera się na sporze o treść samej zawartej umowy, zwłaszcza w sytuacji gdy jedna ze stron przystąpiła do jej realizacji bez uzyskania podpisu drugiej strony pod egzemplarzem umowy. W praktyce niezmiernie ważne powinno więc być dbanie o posiadanie kompletnej dokumentacji przewozowej, w tym podpisanych zleceń przewozowych. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji gdy chcemy otrzymać od drugiej strony karę umowną zastrzeżoną w umowie. Trudno będzie prowadzić proces w sądzie o zapłatę kary umownej jeżeli pod umową nie mamy podpisu drugiej strony.

Data dodania: 2011-07-19